Em novembro de 2001, a Divisão de Produtos Químicos e farmacêuticos da Roche Brasil, multinacional suíça que atua há 72 anos no mercado farmacêutico brasileiro, percebeu que seu almoxarifado de material promocional estava com estoque excessivo e uma operação obsoleta. Com 1.080 m2 e armazenando cerca de 1.100 itens dos mais variados, o almoxarifado atende às campanhas promocionais da empresa voltadas aos médicos e, mais que velocidade, precisa prestar um atendimento com precisão.O local apresentava vários problemas, como itens estocados em excesso, sistema de endereçamento falho e layout inadequado, o que gerava desperdício de área, morosidade, dificuldade na operação e congestionamento nas áreas de movimentação.Maurício Ricardo Tinello, gerente de Serviços Administrativos da Roche que recebeu a incumbência de melhorar as operações do almoxarifado, explica a questão. "Havia sobra de material de campanhas, o que acabava transformando o armazém em um depósito de brindes. Como não havia controle preciso dos materiais em estoque, muito do que já poderia ter sido desativado permanecia no local, gerando custos de estocagem e ocupando espaço que poderia abrigar outros itens", coloca o gerente. "Muitas vezes, os produtos eram recebidos e entravam no sistema de uma forma, mas as baixas do sistema eram diferentes, de modo que o estoque físico nunca batia. E havia ainda problemas de endereçamento. Enfim, não tínhamos muito controle da situação".A necessidade de tornar os processos dentro do armazém mais seguros, eficientes e com menores custos era premente, mas a gerência de Serviços Administrativos da Roche Brasil, enfrentava um problema clássico: não havia verba destinada a este projeto, o que significava que ele deveria ser de baixíssimo custo.Além de notar que precisava de uma melhora urgente, a Roche percebeu também que necessitava do auxílio de especialistas que pudessem dar uma solução mais eficiente e mais rápida. "Não somos especialistas em supply chain, nosso negócio é fazer remédios", resume Tinello. Decidiram então usar os serviços da Qualilog Consulting, empresa que já atuava dentro da Roche na área de treinamento e que também é especializada em planejamento e implementação de projetos de supply chain management, logística, comércio exterior e planejamento estratégico, atendendo a indústria, varejo, órgãos governamentais, operadores logísticos, instituições financeiras e de ensino, entre outros. Recursos já existentesOs ciclos de distribuição deste almoxarifado começam no departamento de Marketing da Roche, que passa a grade anual das campanhas e, com base nelas, o pessoal do almoxarifado prepara as grades para distribuição. Via SAP, é informado o que vai chegar; são feitos então o recebimento, a armazenagem, a se-paração e a distribuição na época de cada campanha. O material deste almoxarifado é sempre produzido para as próximas campanhas da Roche, tendo um giro relativamente rápido. Mas pode acontecer de haver sobras de campanha e, nesse caso, o saldo ficava estocado no local indeterminadamente. Analisando o local, a Qualilog propôs fazer, a princípio, mudan-ças simples, que não exigiriam aporte de capital e que pode-riam ser implementadas rapidamente. Mais tarde, caso houvesse necessidade, se-riam estudadas solu-ções mais sofisticadas."Vimos que os principais problemas eram a falta de controle do estoque e o layout ina-dequado do almoxarifado, além da falta de informações que melhor orientassem as pessoas lá dentro. Havia duas direções de colunas, prejudicando a circulação, e a área de picking estava situada muito próxima da área das estruturas porta-paletes, também com layout inadequado, prejudicando a movimentação das pessoas envolvidas na separação e aumentando o tempo de expedição" enumera Cristiano Cecatto, consultor em Logística Inbound/Outbound da Qualilog."Vimos que, para o volume de ope-rações da Roche, a área era suficiente. Só que, para melhor atender às necessidades atuais e futuras, funcionando como um centro de distribuição, teria de ser melhor aproveitada" continua Germano Correia, Consultor em Logística e Supply Chain Management da Qualilog. "Sugerimos, então, começar pela otimização do uso deste armazém para, depois, medir o que faltava e onde investir, visando a melhor relação custo/benefício".O projeto foi dividido em três fases. A primeira, de concepção das mudanças; a segunda, de levantamento dos dados e informações, que incluiu o estudo da planta original do armazém; e a terceira, de implementação das mudanças e preparação dos funcionários para trabalhar dentro da nova cultura.A primeira providência tomada pela consultoria foi redesenhar o layout, racionalizando e potencializando ao máximo o aproveitamento do espaço. O fluxo foi otimizado com a inclusão de um corredor central, permitindo o acesso a todos os corredores laterais com maior agilidade e segurança. Este corredor também servirá, futuramente, para interligar este CD a um outro armazém contíguo, que será anexado dentro de um projeto de ampliação de espaço útil.A largura de corredores foi padronizada em 2,7 metros, compatível com os equipamentos de movimentação utilizados pela Roche, (empilhadeiras manuais e paleteiras), com possibilidades de ampliação. "Se necessário, basta estreitar os corredores e aumentar a altura das estruturas para ampliar a capacidade", diz Cecatto. A construção original do edifício não previa sua utilização como um centro de distribuição, e há três pilastras de sustentação centrais que, no desenho anterior, estavam em posição inadequada, causando perda de espaço. Com a reconfiguração, elas foram ali-nhadas aos corredores e às estruturas porta-paletes sem prejudicar a circulação. As antigas estruturas foram reaproveitadas e um pouco mais foi comprado, suprindo a necessidade.A decisão de manter o porta-palete como base da armazenagem deveu-se a vários motivos, entre eles o de já serem utilizados, evitando grandes investimentos. Além disso, este sistema apresenta 100% de seletividade, com qualquer palete sendo acessado sem a necessidade de se movimentar outros paletes, e adapta-se a um grande número e tipo de cargas, de pesos e volumes variáveis. O porta-palete também pode ser utilizado com a maioria dos equipamentos de movimentação.A Roche ainda utiliza, neste almoxarifado, paletes de 0,8m x 1,20m, um padrão europeu adotado pela indústria farmacêutica. Por ora, como são usados apenas para armazenar produtos e não para expedição, que é manual, serão mantidos. Posteriormente, podem ser trocados por outro padrão de palete. "Decidimos mantê-los pelo mesmo motivo: não havia necessidade imediata de fazer a troca, seria um investimento perdido neste momento, já que a expedição ainda não é totalmente paletizada", afirma Cecatto. O palete hoje é usado como um endereço, podendo conter vários produtos.Está prevista, futuramente, a padronização das alturas dos paletes da Roche, o que permitirá acrescentar um nível de armazenagem, passando-se dos atuais três para quatro níveis, aumentando o espaço útil e o número de posições no CD.Maior velocidadeA área de separação também foi remodelada e reduzida, com capacidade para atender a todas as campanhas por meio de um melhor planejamento. Anteriormente, a má localização reduzia a mobilidade das pessoas e elevava o tempo de separação e de expedição, que era de oito dias, muito alto frente às exigências dos distribuidores e clientes. A área de picking é a que envolve maior número de pessoas dentro do CD e a modificação, além do aumento de eficiência, já previu a futura utilização do espaço como uma área de cross docking."Mantivemos um pulmão para o material que vai ser embarcado, apesar de acharmos que não havia necessidade, já que a área de separação é muito próxima da doca de embarque. Mas decidimos respeitar a vontade dos operadores, para que não houvesse um choque cultural muito grande, evitando resistências às mudanças", coloca Germano Correia.Com a reformulação, o prazo de atendimento dos pedidos caiu para cinco dias e o tempo gasto na operação foi reduzido em 60%, permitindo o aproveitamento das pessoas envolvidas em outras tarefas.Com essas mudanças simples, foram ganhos 47% na capacidade de armazenagem, com aumento dos 820,5 m3 anteriores para aproximadamente 1.215 m3 atuais. Isso, com um investimento mínimo em estruturas de armazenagem e na pintura do chão, que ganhou marcações de direção e endereços para facilitar o trabalho dos operadores. "Por ora, vimos que não há necessidade de adotar um sistema mais sofisticado, como um WMS, por exemplo. Seria um investimento alto para uma operação que, por ora, é muito simples e pode ser perfeitamente controlada por outros sistemas", afirma Cecatto. Futuramente, com a ampliação do CD, está prevista a implementação de códigos de barras no endereçamento.ControleFoi feito um levantamento minucioso do estoque e criado um sistema para controle dos custos, feito conjuntamente entre a Qualilog e a Roche. Foi implantado também um sistema de endereçamento – que por ora é manual, mas pode ser automatizado na medida da necessidade – possibilitando, inclusive, a armazenagem de produtos diferentes no mesmo palete, o que antes era impensável.Para melhorar o controle do estoque, foi desenvolvido um sistema de books dos produtos armazenados. Com uma câmara digital, o material é fotografado e fica disponível para os gerentes, com os valores de cada item. Com isso, eles sabem os produtos existentes em estoque. Além do maior controle, este método permite fazer campanhas pontuais com base em produtos já existentes, ajudando descartar itens e reduzir o inventário.Também foi adotado o prazo máximo de 180 dias para a permanência dos produtos no almoxarifado, o que antes não existia e ocasionava estoques "eternos" de produtos que não teriam mais utilidade. Com o descarte, o número de itens em estoque caiu 14%, indo de aproximadamente 1.480 para 1.300 SKUs. O melhor controle possibilitou que, em pouco tempo, os níveis de estoque caíssem 30% com uma economia de R$ 1 milhãoSimplicidadeFinalizando o projeto, a Qualilog fez o treinamento dos funcionários, mostrando os novos procedimentos de armazenagem, movimentação e expedição para auxiliares e supervisores do CD. Foi criado um manual de política e procedimentos, pa-dronizando a operação, o que é muito importante para reduzir custos e faci-litar a ampliação das operações, que está nos planos da Roche.Entre o início do projeto e o funcionamento efetivo do armazém no novo esquema, foram gastos cerca de seis meses, e o retorno foi imediato, como explica o gerente da Roche. "O fantástico deste projeto é a sua extrema simplicidade e o retorno elevado e rápido que tivemos", destaca Tinello. "Com um pequeno investimento e num prazo curto, ti-vemos redução de custos, me-lhor controle e maior eficiência nas operações. Isto foi feito usando a criatividade e não o dinheiro", res-salta o gerente.O que antes era um simples almoxarifado agora pode ser de fato chamado de centro de distribuição. A com-pra e armaze-nagem dos materiais de escritório, que antes eram feitas pela divisão de Vitaminas, agora são feitas neste CD, assim como a negociação de fretes de distribuição. Isto permitiu melhores negociações com os transportadores e ganhos de prazos.Por sua simplicidade e alto retorno, este projeto foi classificado em segundo lugar, no ano passado, no "Prêmio ABML de Logística – Categoria Armazenagem", concedido anualmente pela Associação Brasileira de Movimentação e Logística às empresas que apresentaram os melhores projetos ao longo do ano anterior. Os trabalhos são analisados por uma comissão julgadora composta pelos maiores especialistas do setor no país.Mas não foi apenas externamente que o projeto se destacou. Seu sucesso foi tanto que outras empresas do grupo Roche já têm planos de "tercei-rizar" sua logística, alugando espaço físico. "Hoje, temos espaço sobrando. Além do próprio armazém, existem duas áreas contíguas, com metragem semelhante, que podem ser utilizadas para futuras ampliações. Já há interesse de duas empresas do grupo em operar conosco", comemora o gerente da Roche.A empresa prevê fazer adaptações nos armazéns, criando inclusive áreas refrigeradas, adequadas à arma-zenagem dos novos produtos das coligadas. "Teremos áreas segregadas, pintura e porta-paletes especiais para ambientes refrigerados; pretendemos ainda instalar um sistema de carrossel e duas docas com elevadores hidráulicos para suportar a operação, que acreditamos iniciar dentro de três meses", prevê Maurício Tinello.

Silvia Marino

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